Кто такой флит-менеджер и зачем он нужен бизнесу

Время чтения статьи: 15 минут
Уже прочитано
0%прочитано статьи
620
11 27
Владеть автомобилем — это самостоятельно решать, где его покупать, обслуживать и ремонтировать. Это нести персональную ответственность за свою безопасность и поведение на дороге. Но когда автомобиль дают на работе, всё это в большей степени заботы и ответственность работодателя. Чтобы автопарк не приносил проблем, нанимают флит-менеджера — человека, работа которого так или иначе связана с автомобилями предприятия.
Флит-менеджер — такое же размытое понятие, как сейлз. Организация может нанять недорогого специалиста для решения простых прикладных задач, а может организовать целый отдел из нескольких специалистов, которые будут повышать уровень эксплуатационной безопасности, контролировать соблюдение законодательных норм и формировать на основе полученного опыта транспортную политику предприятия. Поговорим обо всём этом подробно.

Работа с автомобилями и с теми, кто их обслуживает

Во многих организациях работа флит-менеджера ограничивается решением технических задач. С его приходом расходы на содержание автопарка падают как минимум на 15%.
Он закупает автомобили и услуги по их техобслуживанию
Для этого нужно определиться с конкретным производителем и договориться о скидке. На словах просто, но по факту этому предшествует серьезная работа. Флит-менеджер должен разобраться какой марке отдать предпочтение, с кем заключить договор на поставку и техобслуживание. Потом нужно подключить закупщика, который проведет тендер, юриста, который заключит нужные договоры, бухгалтерию и руководство.
Заключает договоры со страховыми компаниями
Перед этим придется разобраться, кто лучше работает, и уже потом проводить тендеры и оформлять документы.
Нанимает подрядчиков для постановки автомобилей на учёт
Эту работу флит-менеджер может сделать самостоятельно, если автомобилей немного.
Контролирует работы подрядчиков
Далеко не все подрядчики добросовестны: могут ставить дешевые неоригинальные расходные материалы, когда по документам оригинальные и дорогие, могут вписывать в смету ненужные работы и заниматься прочим безобразием. Флит-менеджер ставит таких мастеров на место.
Контроль работы подрядчиков

Работа над эксплуатационной безопасностью: с людьми и внутренними документами

Самое дорогое — это жизнь и здоровье человека, но на предприятии всё немного сложнее. Любая травма, полученная сотрудником в рабочее время — производственная. Если кто-то пострадал, руководство понесёт ответственность. Компетентный флит-менеджер способен свести вероятность появления таких неприятностей до минимума. Вот, что он делает:
Например, в автомобиле должно быть минимум две подушки безопасности — в руле и торпедо. Необходимо, чтобы была система курсовой устойчивости и ABS. Автомобиль должен иметь как минимум 4 звезды по результатам теста Euroncap. Все эти требования флит-менеджер заносит в транспортную политику, в которую заглянут, когда нужно будет покупать очередной автомобиль.
И вот вроде бы неплохая машина: недорогая, в хорошей комплектации. Есть подушки безопасности и все необходимые системы, но на сайте Euroncap про неё ни слова. Вывод: машину нельзя брать, она не соответствует требованиям транспортной политики предприятия.
Разрабатывает требования к претенденту на руль и контролирует их соблюдение. Будущий водитель должен обладать действующими правами и проходить медкомиссию, которую обязан организовать работодатель.
По согласованию с кадровиками флит-менеджер может допускать за руль людей с водительским стажем не менее трех лет. Это защитит компанию от тренировок новичков на корпоративных автомобилях. Однако, такой подход не будет работать в FMCG и фармкомпаниях: там нередко работают студенты, за руль часто приходится сажать человека, который только что получил права. Если ввести барьер, будет некому работать.
Флит-менеджер может нанять компанию для проверки сотрудников на адекватность. Рядом с претендентом на руль садится инструктор. Он не смотрит на способность красиво парковаться: важно, чтобы человек не ехал по узкому двору 60 км/ч, не срывался с пробуксовкой там, где нужно спокойно подождать и так далее. Иногда флит-менеджер делает такую проверку лично. По итогам проверки становится понятно, можно ли доверять такому сотруднику автомобиль.
Развивает знания сотрудников в вопросах эксплуатации автомобиля и периодически их проверяет. Флит-менеджер может проводить тренинги, проверять знания ПДД, рассказывать об изменениях в законодательстве.
В некоторых предприятиях флит-менеджеры в буквальном смысле тренируют сотрудников, доводят их действия до автоматизма. Например, на случай, если машина сломается. Медицинский представитель или супервайзер не профессиональный автомобилист, а значит рискует обжечься или лишиться пальца, если попытается решить проблему самостоятельно. Загорелась лампочка, появился странный звук — важно действовать по инструкции: припарковаться, достать телефон и позвонить в транспортный отдел. Капот не открывать и ждать, когда приедет служба помощи на дороге. Чем лучше закрепится навык, тем меньше проблем будет у организации.
План действий при проблемах с автомобилем
Подпишитесь на нашу рассылку и получайте новые материалы из нашего блога первыми!
Вы успешно подписаны на нашу рассылку
Спасибо, что выбрали СберАвтопарк.
Был случай, когда ради повышения безопасности дорожного движения создали и поддерживали внутренний сайт: на него выкладывали информацию об авариях с участием автомобилей из автопарка предприятия. На сотрудников он производил достаточно сильное впечатление: когда видишь искареженную машину коллеги, пропадает всякое желание лихачить и нарушать ПДД.
Разрабатывает меры по контролю за безопасным вождением и внедряет их. Флит-менеджер смотрит на частоту и тяжесть страховых случаев, административных правонарушений. Он может обосновать необходимость телематических устройств и приобрести их. Простое будет следить за превышением скорости, более сложное — с акселерометром, — позволяет выявить водителя с агрессивной манерой вождения. По результатам полученных данных флит-менеджер может обсудить ситуацию с кадровиками, юристами и руководством. Оно в свою очередь попросит флит-менеджера провести беседу, а может даже применит санкции к неосторожному водителю.

Работа с документами и контроль за соблюдением законодательства

Важно, чтобы все документы и должностные инструкции были в полном порядке.
Путевые листы и обязанности водителей. Задачи флит-менеджера здесь могут отличаться в зависимости от того, как организация зарабатывает. Сложнее всего предприятиям, которые оказывают услуги перевозки людей или грузов на коммерческой основе. В их штате трудятся профессиональные водители, а значит организация обязана выполнять ряд требований:
  • Водитель перед каждым рейсом должен проходить предрейсовый медосмотр, а автомобиль — техосмотр.
  • Данные о техосмотре, медосмотре, а также о расходах топлива должны заноситься в путевой лист — документ, который должен быть на руках у каждого профессионального водителя во время работы. Без него сотрудник ГИБДД выпишет штраф на водителя и на юридическое лицо, на которое он работает.
  • Необходимо вести учет путевых листов. Если в ходе проверки находят нарушения, могут запретить к учету ГСМ и ввести другие санкции вплоть до дисквалификации руководства предприятия.
Медосмотр с техосмотром не должны проходить менеджеры по продажам, медицинские представители и прочие сотрудники, которые занимаются рекламой, продажей, ремонтом — чем угодно, только не извозом. Путевые листы могут быть, но только для списания топлива и только если нужно возмещать НДС по топливу. Никто не будет требовать заполнять путевой лист прямо перед поездкой: это можно сделать на основе чеков в конце квартала.
Тем не менее, незаконно называть человека менеджером и сажать его за руль микроавтобуса, который принадлежит организации. По всем правилам такой менеджер хотя бы на полставки должен быть оформлен как профессиональный водитель. Если этого не сделать, появятся те же проблемы, что и у профессионального водителя без путевого листа, требование оформить менеджера как профессионального водителя, а также штраф для организации, на которую зарегистрирован автомобиль 400 000—500 000 ₽.
Чтобы избежать таких неприятностей, флит-менеджеру необходимо грамотно подготовить документы, проследить, чтобы профессиональных водителей оформляли правильно. И проследить чтобы тех, кто не занимается извозом профессионально не наделяли обязанностями, из-за которых у проверяющих органов и сотрудников ГИБДД могут возникнуть вопросы.
Флит-менеджер действует на упреждение: контролирует, чтобы в документах не было ничего лишнего, как и в других случаях работает в связке со специалистами по персоналу и юристами. Чтобы при проверке не было проблем, ни в одном документе не должно быть информации, что менеджер по продажам должен водить автомобиль.
Договоры, должностные инструкции и прочие документы. Передать автомобиль сотруднику для предприятия, значит предоставить в пользование материальную ценность. Всё начинается с приказа руководителя организации: в нём он наделяет сотрудника материальной ценностью в виде конкретного автомобиля. Предприятие, если оно заботится об имуществе, должно заключить с сотрудником договор — один из документов в рамках транспортной политики. В нём подробно расписано как эксплуатировать автомобиль, что должен и не имеет права делать сотрудник. Это может быть быть что-то в тексте приказа или соглашения, а может и полноценного договора.

Формирование транспортной политики предприятия

Результаты работы, о которой я написал выше у хорошего флит-менеджера превращаются в разделы транспортной политики — документа, который помогает предприятию и самому флит-менеджеру не сталкиваться с одними и теми же проблемами в вопросах управления автопарком.
В разделе о статусе работника пишут, кому что полагается. Например, коммерческому директору нужен хорошо укомплектованный представительский седан — он периодически бывает в администрации губернатора, ему нельзя приезжать туда на чём попало. А медицинскому представителю достаточно автомобиля Б-класса, который будет безопасно перемещать его между объектами.
Документ может регламентировать поведение сотрудников в случае, если с машиной что-то не так. Например, запретить открывать капот во всех случаях, кроме необходимости налить жидкость в бачок омывателя.

Запомнить

Если в предприятии есть автопарк, должен быть и флит-менеджер. Он сэкономит гору денег, наведет порядок и избавит от множества проблем с сотрудниками ГИБДД и надзорными органами.
Операционный лизинг СберАвтопарка берет на себя техническую сторону вопроса: флит-менеджеру не придется работать с дилерами, сервисными мастерскими, не придется привлекать закупщиков и проводить тендеры. Специалист сможет поработать над безопасностью вождения, сократить риски появления производственных травм и штрафов.
Посмотреть примерные цены на автомобили в «СберАвтопарке»
Перейти в каталог авто
Понравилась статья?
Поделитесь статьей с друзьями в соц. сети
Подпишитесь на нашу рассылку и получайте новые материалы из нашего блога первыми!
Вы успешно подписаны на нашу рассылку
Спасибо, что выбрали СберАвтопарк.
Содержание