Почему содержать большой автопарк сложно и дорого

Время чтения статьи: 15 минут
Уже прочитано
0%прочитано статьи
2278
3 16

Чем большим предприятиям может быть полезен операционный лизинг

Корпоративные автопарки появились в России примерно в середине 90-х. Почти все автомобили выкупали в собственность, ремонтировали своими силами и эксплуатировали в пределах одного региона. Дорожно-транспортная сеть, услуги страхования и дилерские центры развивались, предприятия тоже росли и начинали работать в нескольких регионах. Автопарки этих предприятий становились большими.
В этой статье мы поговорим о сложностях содержания большого автопарка, который состоит из легкого коммерческого транспорта и обычных легковых автомобилей.

Виды назначения автомобилей в организации

Предлагаю считать большим автопарк, в котором больше сотни автомобилей, а география эксплуатации насчитывает несколько десятков городов. Такой может быть у предприятия-дистрибьютора товаров повседневного спроса (FMCG), сети магазинов электроники, у фармакологической, нефтяной или любой другой компании федерального уровня, для которой перевозки — неосновной бизнес. Вроде бы ничего общего, но нет: все это огромные организации с филиалами в регионах и большим штатом сотрудников, которым необходим автомобиль для работы. Вот как их делят по назначению:
Бенефитные автомобили для топ-менеджмента компании.
Как правило, это БМВ 5 или 7 серии, Мерседес E- или S-класса, Ауди A6, A8 или Q7. Нередко такой автомобиль — часть трудового договора с финансовым или генеральным директором. Положено по статусу, ничего не поделать.

Для менеджеров среднего звена — менее дорогие машины: Шкода Октавия, КИА К5, Тойота Камри, Фольксваген Джетта или какой-нибудь среднеразмерный кроссовер, если это позволяет политика компании.
Автомобили для торгово-представительских целей — служебный транспорт, который помогает эффективно выполнять маркетинговые задачи. Чаще всего это Фольксваген Поло, Хендэ Солярис, Рено Логан, в редких случаях — Тойота Королла или Мазда 3. Такие автомобили выделяют медицинским и торговым представителям, мерчандайзерам, менеджерам по продажам в инжиниринговых и IT-компаниях. Всем, кто в течение рабочего дня должен оказаться на множестве объектов, подвезти товар, промоматериал или провести переговоры.
В багажнике торгового представителя обычно товар и различные промоматериалы.
Подпишитесь на нашу рассылку и получайте новые материалы из нашего блога первыми!
Вы успешно подписаны на нашу рассылку
Спасибо, что выбрали СберАвтопарк.
Автомобили для технических целей используют для доставки товаров, комплектующих, монтажа инженерных коммуникаций или предоставления сервисных услуг — техника, которая обеспечивает ядро, целевую деятельность предприятия. В основном это «Каблуки», пикапы, фургоны или микроавтобусы. Очень часто их оснащают под задачи бизнеса: у фургона появляется высокая пластиковая крыша или стеллаж, у «Каблука» в отделении для багажа может появиться холодильник или органайзер для инструмента, а у бортовой газели — стойка для транспортировки окон. Такие автомобили используют для оказания услуг выездного сервиса: обслуживание техники в полях, карьерах, монтаж и обслуживание инженерных сетей и коммуникаций. Зачастую в парках компаний присутствуют все перечисленные типы транспорта, это отчасти усложняет обслуживание корпоративного автопарка. Также много трудностей приносят автомобили, которые раскиданы по регионам. Для обслуживания такого парка приходится привлекать дополнительные ресурсы.

Большой штат сотрудников

Для удобства поговорим об автопарке из сотни автомобилей. Вот список сотрудников, который необходим, чтобы автопарк работал как положено:
Один флит-менеджер — управляющий автопарком.
Он отвечает за безопасность эксплуатации транспорта, организовывает сервисное обслуживание автомобилей, контролирует расходы на автопарк и следит за целесообразностью этих расходов. Флит-менеджер делает так, чтобы автопарк приносил организации выгоду, а не убыток.
Половина менеджера или специалиста по закупкам.
Такие люди выбивают максимально выгодные и комфортные для компании условия приобретения и обслуживания автомобилей. Машины распределены по стране неравномерно, в каждом регионе и городе своя специфика эксплуатации и обслуживания транспортных средств. Нередко в каком-то из них нет нужного дилера или мастерской: специалисту по закупкам придется провести новые тендеры и заключить дополнительные контракты.
Половина юриста.
Организации, которые выиграли тендеры, будут работать по договору — а это уже работа юриста. Он работает с претензиями со стороны третьих лиц после ДТП или некорректного поведения сотрудника компании по отношению к кому-либо. Юрист взаимодействует с рядом государственных органов, в некоторых случаях работает со штрафами и персоналом компании.
Один бухгалтер.
У него не будет времени ни на что другое, он будет занят только автопарком. Нужно будет платить сервисным центрам за работы и запчасти, поставщикам топлива за топливо и другим поставщикам за различные услуги по обслуживанию авто, а государству — налоги.
Мы привели минимально необходимый набор специалистов для сотни транспортных средств, распределенных по регионам. Чтобы такая команда была работоспособна и эффективна, в ее составе должны работать компетентные и добросовестные люди, каждый из которых должен получать достойную зарплату и неплохой соцпакет. Также не стоит забывать о налогах, декретных отпусках и больничных листах. Парк может со временем вырасти до 300 единиц техники. Помимо роста расходов и роста команды, которая обслуживает парк, возникнет потребность в координации и управлении этой командой. Нужно нанимать руководителя флит-отдела.

Большой документооборот

Как правило, у компании федерального уровня автопарк распределен следующим образом: до 50% парка сконцентрировано в Москве и области, еще 15–30% — в Санкт-Петербурге и Ленобласти, а все остальные автомобили распределены, предположим по 20 другим городам регионального значения.
Количество договорной документации в течение года:
  • Техобслуживание автопарка, в составе которого автомобили разных марок, по договору на каждую марку в каждом городе — 20–40 документов.
  • Шинный сервис в комплексе: покупка резины, сезонное хранение и шиномонтаж. По договору в каждом городе — примерно 20 документов.
  • Страховка. Обычно договор подписывают с одной страховой компанией на весь автопарк. Нужно страховаться по ОСАГО и каско — это разные договоры. В некоторых регионах, вероятно, придется воспользоваться услугами другого страховщика — 2–4 документа.
  • Обновление трети автопарка в течение календарного года — 15–30 документов.
  • Поставщики прочих услуг: перегон и транспортировка, водительское обеспечение, парковка и периодический осмотр, топливо или процессинговые компании, продажа автомобилей с пробегом и прочее — не меньше 10 документов.
  • Доверенности, нормативные документы, политики, соглашения с сотрудниками и прочие юридические документы — не меньше 15 документов.
Итого: 82 документа.
Каждого, кто допущен к управлению корпоративным автомобилем, необходимо наделить доверенностями, подписать пакет документов, предусмотренный политикой компании, с каждого нужно получить копию водительского удостоверения. В масштабах автопарка это еще несколько сотен документов, и все это только начало ежедневной работы.
Количество счетов в течение года:
Задача Количество счетов
Обслуживание, плановые и внеплановые ремонты, не менее раза в год от 150
Страхование, раз в год 100
Сезонный шиномонтаж, закупка и хранение резины, 2 раза в год 50
Штрафы с камер, 1-3 штрафа в год от 100
Закупка и регистрация новых ТС 45–60
Прочие услуги: перегоны, парковка, осмотр и экспертный отчет, продажа ТС и прочее 100–300
Итого: от 545
Помимо счетов, есть бухучет: амортизация, оплата налогов, сверки с поставщиками, получение закрывающих документов, возмещение НДС и прочее. Особое внимание штрафам — их необходимо уплачивать своевременно, иначе есть риск, что счет организации заблокируют.
Слишком много бумаги, когда автопарк в операционном лизинге, её в разы меньше.

Другие возможные проблемы больших автопарков

Слабая политика в области закупок автомобилей и сервисных услуг.
Например, в разделе про покупку автомобилей написали что-то вроде «купите что-нибудь в пределах миллиона». Сотрудники на местах покупают пять машин разных марок у разных дилеров, а компания в этот момент теряет возможность аккумулировать скидку, и соответственно теряет деньги. Полезно выбрать одну конкретную марку: возрастает вероятность получить хорошую скидку от производителя автомобилей — обычно это 5–10% при покупке не менее 30 автомобилей. Абсолютно также можно сэкономить на сервисных услугах.
Отсутствие политики в области управления автопарком
Отсутствие политики в области управления автопарком и как следствие — отсутствие флит-менеджера, отдельного специалиста по закупке и всех тех, кто должен заниматься автомобилями. Автопарком занимаются сотрудники, у которых в приоритете другие задачи. Внешнего подрядчика, который управляет автопарком, у компании также нет. За состояние транспортного средства несет ответственность конечный пользователь.
В одной организации не было никого, кто отвечал бы за работу с автопарком. Не было контракта с организацией, которая могла бы им управлять. Ремонтом, техобслуживанием, разбирательствами с ГИБДД и страховой занимались сотрудники, которые эксплуатировали автомобиль. Они просто приходили в бухгалтерию и получали официальное возмещение затрат по авансовому отчету. Фактически вместо флит–отдела автопарком организации занималось 30 бухгалтеров.
Компания хотела сэкономить, но по факту терпела серьезные убытки. При такой системе невозможно достоверно сказать, что по чеку, который принес сотрудник, действительно оказывали услуги или продавали товар. Ни о каком подборе поставщиков услуг, скидках и контроле не может быть и речи.
Коррупция и теневые схемы.
Покупка, содержание и продажа техники автопарка всегда связана с большим финансовым потоком. Если его не контролировать силами службы безопасности организации, могут появляться коррупционные схемы.
Сложнее всего контролировать региональные подразделения компании: особенно те, что находятся в тысячах километров от центра. Здесь может возникнуть одна из самых больших и дорогостоящих проблем управления автопарком — сотрудники, которые пытаются извлечь из автопарка материальную выгоду. Есть несколько историй из практики:
В головном офисе не было управляющего автопарком: руководство считало, что он не нужен, достаточно периодических проверок. Каждый филиал отвечал за собственный парк. Это позволило одному из филиалов закупить несколько дорогих автомобилей, несмотря на то что политика компании предусматривала только один такой автомобиль — для руководителя филиала. Злоупотребление вскрылось спустя много лет, когда компания решила произвести ревизию всего имущества. Выяснилось что автомобили использовались не для нужд предприятия — более того на них ездили вовсе не сотрудники компании. Это было далеко не единственное нарушение.
Немало случаев злоупотреблений возникает при продаже автомобилей с пробегом, причем на разных уровнях:
В политике предприятия было закреплено правило: приоритет выкупа автомобиля с пробегом — у сотрудника, который эксплуатировал автомобиль. От этой практики пришлось отказаться: в одном из филиалов появился сотрудник, который выкупил большинство автомобилей вместо других сотрудников. В процессе разбирательств коллеги охарактеризовали его как «человека, который умеет убеждать». Проблема на уровне линейных сотрудников.
А в следующем случае отличился уже региональный топ-менеджер одной крупной и очень известной компании. В его обязанности входила организация аукциона по продаже старого имущества компании, однако автомобили он продавал с серьезными нарушениями. В торгах участвовали только компании, аффилированные с родственниками топ-менеджера, а цена лотов была сильно занижена.
Для того чтобы сократить риск появления подобных схем, крупным предприятиям приходится вовлекать в процесс профильного закупщика и службу безопасности. Это не самый эффективный путь: он позволяет выявить коррупционную схему, но не может предотвратить ее появление. Для этого привлекают онлайн-аукционы — это позволяет избавиться от проблем при продаже, — или переводят автопарк на аутсорсинг: например, берут автомобили в операционный лизинг. Закупкой, регистрацией, страхованием и обслуживанием занимается лизингодатель, нет причин для возникновения нештатных ситуаций.
На картинке изображёна река. В реке затраты на автопарк, которые трудно контролировать. С операционным лизингом она превращается в тонкий ручеек или вовсе пересыхает

Особенности региона

Плохие дороги или их отсутствие.
В Сибири, на Урале и Дальнем Востоке, в Архангельской области, Карелии и некоторых других регионах дорожная сеть развита слабо или ее вовсе нет.

Важно учесть специфику местности и предоставить сотруднику полноприводный Рено Дастер, вместо положенного политикой Фольксвагена Поло. На обычном легковом автомобиле работать попросту бессмысленно: сотрудник на нем никуда не доберется.
Экстремально низкие температуры.
Например, в Якутске машины могут не глушить месяцами: есть риск, что двигатель не запустится после совсем небольшого простоя. Но там тоже нужно работать, поэтому предприятия вынуждены:
  • Арендовать «теплый» гараж, в котором температура будет хотя бы -10°С, или компенсировать сотруднику затраты на аренду.
  • Устанавливать шины с высоким боковым протектором, увеличивать клиренс, ставить металлическую защиту картера.
  • Устанавливать автономные отопители, которые будут работать в связке с сигнализацией с автозапуском и таймером.
  • Обивать двери войлоком изнутри, чтобы тепло медленнее уходило из салона.
Все эти нюансы требуют серьезного менеджмента и финансовых затрат. На подготовку одного автомобиля может уйти 30 тысяч рублей: столько стоит установка сигнализации с автозапуском. А может и несколько сотен тысяч рублей — если речь идет о подготовке автомобиля для работы на нефтяных месторождениях. Специфику полезно зафиксировать в транспортной политике: прописать, какой персонал, в какой местности и на каком автомобиле должен передвигаться. Важно задокументировать особенности комплектации автомобилей, требующих подготовки. В некоторых регионах настолько холодно, что от машины из-за мороза можно легко оторвать дверную ручку
В некоторых регионах настолько холодно, что от машины из-за мороза можно легко оторвать дверную ручку

Заморозка средств

Несмотря на доступность финансовых инструментов вроде финансового или операционного лизинга, большую часть корпоративного транспорта в России покупают за полную сумму. У такого решения есть ряд проблем:
Обесценивание автомобиля и денег.
Автомобиль дешевеет с каждым годом: ликвидный — медленнее, а тот, к которому нет интереса на вторичном рынке — быстрее. Деньги в России дешевеют из-за инфляции.
Кассовый разрыв.
В некоторых случаях масштабная закупка может привести к плохим отложенным финансовым последствиям — абсолютно не важно что закупать, но автомобилей это тоже касается. Каждый автомобиль рано или поздно потребует неотложного ремонта и техобслуживания. Если это не сделать, он сломается и потребует дорогостоящего ремонта. А отложенный ремонт серьезно снижает безопасность передвижения всех, кто в таком автомобиле находится.
Негативное влияние на отчетность и инвестиционную
привлекательность предприятия.

Автомобиль — непрофильный актив, на который нужно тратить деньги. И чем больше автопарк, тем больше расходов.

Как операционный лизинг помогает справиться с этими проблемами

Сотрудники.
Операционный лизинг позволяет работать с автопарком более эффективно. Для эффективной работы автопарка из 200–300 единиц техники не потребуется нанимать команду флит-менеджеров. С таким парком справится один компетентный сотрудник. Все необходимые сервисы он будет получать благодаря поставщику аренды. Ему не придется обрабатывать заказ-наряды, согласовывать работы, запчасти и стоимость нормо-часа. Теперь он может сосредоточиться на главных задачах и повышать уровень безопасности сотрудников компании. Серьезно сократится вовлеченность в дела автопарка сотрудников других департаментов.
Документооборот сильно сократится.
За аренду автопарка у бухгалтера будет всего один счет в месяц, и это не зависит от размера автопарка и географии присутствия. Останутся только счета за штрафы, услуги мойки автомобиля, омывающую жидкость и топливо. Расходы легко прогнозировать.
Теневые схемы, коррупция
Прочие неприятности, которые в идеальных условиях никак не повлияли бы на стоимость владения автопарком — больше не проблема. Остается только небольшая вероятность нецелевого использования автомобиля сотрудником, но флит-менеджер с этим справится: у него будет больше времени для аналитики и контроля.
Особенности региона
Тоже не доставят хлопот: лизингодатель работает со множеством клиентов почти по всей стране, со всеми доступными в России автомобильными брендами. Он знает необходимую специфику региона эксплуатации и все учтет.»
Заморозка средств.
Ежемесячный платеж за машину по операционному лизингу — находится в промежутке между 17 000 ₽ за Ладу Ларгус до 100 000 ₽ за Тойоту Ленд Крузер 200 при пробеге 30 000 км в год и контракте на три года. Это кратно меньше, чем самый выгодный первый платеж по финансовому лизингу.
В странах с развитой экономикой корпоративные автопарки появились в 60-х, предприятия прошли путь перехода на операционный лизинг. В России корпоративные автопарки появились в 1995 и мы только в начале этого пути.

Посмотреть примерные цены на автомобили в «СберАвтопарке»
Перейти в каталог авто
Понравилась статья?
Поделитесь статьей с друзьями в соц. сети
Подпишитесь на нашу рассылку и получайте новые материалы из нашего блога первыми!
Вы успешно подписаны на нашу рассылку
Спасибо, что выбрали СберАвтопарк.
Содержание